Tin tức CloundFone - Tổng đài điện thoại nội bộ

7 bước đơn giản để chuyển số điện thoại doanh nghiệp thành công

Để cắt giảm chi phí điện thoại cũng như sử dụng nhiều tiện ích mới khác, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển qua sử dụng VoIP. Tuy nhiên, một điều khiến các doanh nghiệp bận tâm khi sử dụng giao thức mới này là việc đổi sang đầu số mới.

Thế nhưng, đây không còn là điều đáng lo ngại. Để việc chuyển số sẽ được thực hiện một cách dễ dàng và thuận tiện, bạn chỉ cần lưu ý 7 bước sau đây.

Đảm bảo số điện thoại của bạn là di động

Tổng đài VoIP

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý là kiểm tra số điện thoại của minh có di động hay không

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý là kiểm tra số điện thoại của minh có đủ điều kiện chuyển sang sử dụng tổng đài ảo VoIP hay không. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ đều có sẵn công cụ kiểm tra cho công đoạn này.

Ngoài việc xác định số điện thoại của mình là di động, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các điều khoản trong hợp đồng với phía nhà cung cấp để đảm bảo mình không bắt buộc phải sử dụng dịch vụ lâu dài. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải trả tiền phạt trong trường hợp chấm dứt sớm hợp đồng.

Đảm bảo điện thoại còn hoạt động trước khi chuyển đổi

Tổng đài VoIP

Doanh nghiệp đừng vội huỷ số điện thoại cũ cho đến khi quy trình chuyển số được hoàn thành

Sau khi đã kiểm tra tính di động của số điện thoại, doanh nghiệp đừng vội hủy gói điện thoại với nhà cung cấp hiện tại, mà hãy chờ đến khi quy trình chuyển số được hoàn thành. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp không bị mất số điện thoại trước khi thực hiện chuyển đổi.

Lưu giữ bản sao hóa đơn điện thoại gần đây

Tổng đài VoIP

Doanh nghiệp nên lưu giữ bản sao hoá đơn điện thoại để phục vụ cho nhu cầu chuyển số

Hóa đơn điện thoại là nơi chứa tất cả thông tin cần thiết để xử lý yêu cầu cho việc chuyển số điện thoại hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm các dịch vụ được mua, chi tiết tài khoản chính, các số được liên kết với tài khoản, địa chỉ dịch vụ và số điện thoại thanh toán (BTN).

Việc xác định BTN đóng vai trò rất quan trọng vì nó có chức năng định danh tài khoản của doanh nghiệp, được sử dụng làm điểm tham chiếu cho việc quản lý tất cả các dịch vụ. Ngoài ra, BTN cũng được nhà cung cấp sử dụng cho mục đích thanh toán.

Liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ mới

Tổng đài VoIP

Và bây giờ, bạn đã có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mới

Sau khi giữ lại bản sao hóa đơn điện thoại gần đây nhất, bước tiếp theo, doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mới của mình và thực hiện yêu cầu chuyển số điện thoại, bàn bạc các điều khoản để thực hiện dịch vụ.

Gửi thư ủy quyền

Tổng đài VoIP

Để bắt đầu quá trình chuyển số, doanh nghiệp cần phải gửi thư ủy quyền chứa các thông tin cần thiết đến nhà mạng mới

Để bắt đầu quá trình chuyển số, doanh nghiệp cần phải gửi thư ủy quyền, bao gồm các thông tin cần thiết như BTN, địa chỉ và các thông tin quan trọng khác cho nhà mạng mới.

Khi nhà cung cấp nhận được bản sao thư uỷ quyền có chữ ký của người có thẩm quyền, quá trình chuyển số sẽ được thực hiện. Quy trình này có thể mất từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào nhà mạng và dịch vụ mà doanh nghiệp đang chuyển là điện thoại cố định, không dây hay điện thoại VoIP.

Chờ phản hồi từ các nhà cung cấp

Tổng đài VoIP

Khi đã gửi thư uỷ quyền, doanh nghiệp phải chờ phản hồi từ các nhà cung cấp dịch vụ.

Khi đã gửi thư uỷ quyền, doanh nghiệp phải chờ phản hồi từ các nhà cung cấp dịch vụ. Yêu cầu này có thể nhận được ba kết quả:

  • Xác nhận yêu cầu chuyển số: nhà cung cấp dịch vụ cũ đã đồng ý chuyển số cho nhà cung cấp mới và nhà cung cấp mới cũng đã đồng ý tiếp nhận yêu cầu chuyển đổi.
  • Cảnh báo: yêu cầu chuyển số đã bị nhà cung cấp cũ từ chối do thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác.
  • Bị hủy: nhà cung cấp dịch vụ mới không thể thực hiện việc chuyển số nên yêu cầu chuyển số bị huỷ bỏ.

Chờ quá trình chuyển đổi hoàn thành

Tổng đài VoIP

Tùy thuộc vào dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ sử dụng mà thời gian chuyển đổi có sự khác nhau

Tùy thuộc vào dịch vụ mà doanh nghiệp sẽ sử dụng mà thời gian chuyển đổi có sự khác nhau. Không giống như chuyển số điện thoại di động, có thể được thực hiện ngay lập tức, việc chuyển số cho điện thoại doanh nghiệp sẽ phải mất một khoảng thời gian. Trong trường hợp doanh nghiệp đang chuyển nhiều hơn một số, quy trình này có thể mất 24 giờ hoặc hai tháng để hoàn tất.

Để biết quá trình chuyển số đã được hoàn thành chưa, doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái chuyển trực tuyến, thông qua bảng cập nhất trạng thái hệ thống điện thoại mới. Khi quá trình chuyển số đã hoàn tất, doanh nghiệp cũng cần thực hiện một vài cuộc gọi thử nghiệm (cả trong và ngoài nước) để kiểm tra tình trạng kết nối và chất lượng cuộc gọi.

Nói chung, với mỗi nhà cung cấp sẽ có từng phương thức chuyển số riêng.  Nhưng chỉ cần thực hiện theo 7 bước trên, doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình chuyển số điện thoại một cách dễ dàng và nhanh chóng nhất khi chuyển qua sử dụng đầu số mới VoIP.